Die ÖNORM A 4000 sorgt für übersichtliche und klar strukturierte Aufstellungen der Ausgaben und Einnahmen im Bereich der Betriebskosten, Erhaltungs- und Verbesserungskosten, sowie den Kosten gemeinsamer Anlagen. Zweck der ÖNORM A4000 ist es, falsche oder unübersichtliche Abrechnungen und damit Streitigkeiten zwischen der Hausverwaltung und den Wohnungs- und Geschäftseigentümern sowie Mietern zu vermeiden.
Die Abrechnung nach ÖNORM A4000 ist in drei Teile gegliedert: eine Belegsammlung, eine Langfassung und einer Kurzfassung.
- Die Belegsammlung ist laut ÖNORM A 4000 "die vollständige Sammlung aller der Abrechnung zugrunde liegenden Belege, die in übersichtlicher und nachprüfbarer Weise zusammengestellt ist, so dass sie den Sachgruppen eindeutig zugeordnet werden können".
- Die Langfassung enthält eine übersichtliche Aufstellung der zugeordneten Kosten und Einnahmen. Dabei sind jeweils Empfänger und Zweck der Zahlung anzuführen und die Rechenschritte darzustellen, die zum Saldo in der Kurzfassung geführt haben.
- Die Kurzfassung liefert eine Übersicht über die Abrechnung sowie eine nach Sachgruppen geordnete Aufstellung der summierten Kosten (vermindert um allfällige Einnahmen). Sie muss außerdem Aufschluss über den Anteil geben, der sich für das jeweilige Nutzungsobjekt ergibt. Weiters enthält die Kurzfassung eine Gegenüberstellung der vorgeschriebenen oder bereits beglichenen Zahlungen.
Die ordnungsgemäße Abrechnung nach ÖNORM A 4000 gewährleistet nicht zuletzt eine leichtere Verarbeitung der Zahlen beim Hauseigentümer, speziell wenn es sich um bilanzierende Immobiliengesellschaften handelt. Sie stellt außerdem in der Einzelabrechnung gegenüber dem Mieter eine Rechnung dar, die den Erfordernissen des Umsatzsteuergesetzes Genüge tut und daher den Empfänger der Abrechnung bei Nachzahlungen zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Unabhängig zur ÖNorm A4000 haben die Eigentümer, sowie Mieter Recht auf Einsicht der Abrechnung
Die Betriebskostenabrechnung ist laut Gesetz bis spätestens Ende Juni im Haus (beim Hausbesorger oder an einer anderen geeigneten Stelle, in der Regel in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung, soweit dieses den Eigentümern / Mietern aufgrund der geographischen Lage zumutbar ist) zur Einsicht aufzulegen.
Außerdem ist in geeigneter Weise, z.B. in den Räumen der Hausverwaltung zu normalen Öffnungszeiten, die Belegeinsicht zu ermöglichen. Verlangt der Mieter Kopien der Belege, müssen diese auf seine Kosten auch zur Verfügung gestellt werden.